11 điểm cần lưu ý khi thuê máy photocopy
Dịch vụ thuê máy photocopy giá rẻ ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho việc mua máy photocopy mới. Vậy khi thuê máy photocopy cần lưu ý những điểm gì? Bài viết dưới đây sẽ trình bày rõ 11 điểm cần lưu ý khi thuê máy photocopy
1. Khối lượng bản in hàng tháng
Trước khi đặt thuê máy photocopy giá rẻ, bạn cần nắm rõ khối lượng bản in mỗi tháng là bao nhiêu. Vì đây chính là yếu tố quyết định đến giá thuê máy photocopy. Máy photocopy cần đảm bảo được nhu cầu in ấn của doanh nghiệp. Một chiếc máy photocopy chuyên nghiệp giúp tăng đáng kể hiệu quả cho công ty của bạn. Các tính năng tiện lợi trên máy photocopy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian nhưng bù lại bạn phải tốn thêm 1 khoản tiền nữa.
2. Tốc độ của máy in
Tốc độ của máy in có liên quan chặt chẽ đến khối lượng của bạn in. Nghĩa là khi bạn cần photocopy tài liệu nhiều máy cần hoạt động nhanh hơn để đáp ứng đúng nhu cầu đó.
3. Thuê máy photocopy màu hay đen trắng
Máy photocopy màu chỉ tốn một chi phí thuê nhỏ so với máy in đen trắng. Nhưng có một sự khác biệt đáng kể về giá mực, giấy in. Giải pháp kinh tế nhất là chọn máy photocopy đen trắng và xử lý các yêu cầu in màu không thường xuyên bằng cách thuê các đơn vị khác.
4. Khổ giấy
Nếu doanh nghiệp bạn có nhu cầu sử dụng các khổ giấy lớn từ A3 trở lên . Bạn hãy hconj những loại máy chuyên in ấn khổ lớn hoặc máy photocopy đa chức năng để đáp ứng nhu cầu của bạn. Còn nếu doanh nghiệp bạn thường in ấn trên khổ giấy A4, thì chọn máy photocopy A4 lựa chọn tiết kiệm hơn.
5. Máy photocopy với tính năng scan tài liệu
Một số dòng máy photocopy đa chức năng có thể được sử dụng để scan folder khối lượng lớn. Tính năng này phù hợp với các công ty thường xuyên sử dụng nhiều tài liệu giấy. Dễ dàng chuyển đổi file giấy sang dạng file kỹ thuật số.
6. Tính năng gửi Fax
Fax là một hệ thống vẫn được sử dụng tại nhiều văn phòng. Rất tiện lợi khi lựa chọn một máy photocopy tích hợp sẵn tính năng fax. Khi đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư mua hoặc thuê thêm máy Fax.
7. Khả năng in hai mặt
Với chức năng in 2 mặt giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm một khoản khá lớn về giấy in giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản kha khá. Tính năng này ngày càng trở lên phổ biến ở các đời máy mới. Do vậy khi thuê bạn đừng bỏ qua chức năng này nhé.
8. Khả năng tự động sắp xếp
Đây được xem là một tính năng hữu ích cho những người cần in tài liệu với số lượng lớn. Chức năng này có nghĩa là máy photocopy sẽ tự động sắp xếp đầu ra của nó để có thể nhặt và đọc ngay mà không cần sắp xếp lại. Nói 1 cách cụ thể, nếu 10 bản sao của tài liệu 5 trang được yêu cầu, máy photocopy sẽ xuất trang 1 đến 5 mười lần, thay vì tạo 10 bản sao của trang 1, tiếp theo là 10 bản sao của trang 2, v.v.
9. Bấm ghim
Đây là một tính năng phổ biến của máy photocopy hỗ trợ sắp xếp và thường được sử dụng khi khối lượng in ấn cao. Stapling là một tính năng tiết kiệm thời gian tuyệt vời giúp tạo ra các tài liệu làm sẵn.
10. Đục lỗ
Nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra số lượng tài liệu cho chất kết dính vòng, thì đục lỗ có thể là một lựa chọn tiết kiệm thời gian đáng kể để có trong máy photocopy của bạn. Mặc dù điều này có thể làm tăng chi phí trả trước, nhưng nó sẽ khuyến khích mọi người đưa tài liệu của họ thẳng vào các chất kết dính, thay vì để chúng về văn phòng hoặc chất đống thành các ngăn xếp không có tổ chức.
11. Hỗ trợ kỹ thuật
Bên cạnh việc lựa chọn đúng máy photocopy với các tính năng phù hợp. Và bạn cần đảm bảo rằng bạn sẽ nhận hỗ trợ nhanh chóng nếu máy xảy ra sự có. Do vậy hãy tìm các đơn vị cho thuê máy photocopy có dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy photocopy định kỳ hàng tháng để đảm bảo máy chạy với tốc độ ổn định nhất.
Qua bài viết này, đã chia sẻ đến bạn đọc những điểm cần lưu ý khi thuê máy photocopy. Việc thuê máy đúng với yêu cầu của bạn giúp làm giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành công việc một cách nhanh chóng hiệu quả.
Bạn cần tư vấn thêm về dịch vụ cho thuê máy photocopy giá rẻ liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 0978926624 – 0946201088 để được hỗ trợ tư vấn 24/24h.
