Tham khảo tiêu chí lựa chọn máy photocopy và địa chỉ cho thuê máy photocopy văn phòng hàng đầu

Dịch vụ  cho thuê máy photocopy đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho việc mua chiếc máy photocopy mới. Vậy khi thuê máy photocopy cần quan tâm đến các tiêu chí nào. Hãy tham khảo bài viết sau đây giúp cho doanh nghiệp có những cách chọn chiếc máy photocopy đáp ứng được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Tiêu chí lựa chọn máy photocopy văn phòng

Tiêu chí lựa chọn máy photocopy văn phòng
Tiêu chí lựa chọn máy photocopy văn phòng

Dựa theo nhu cầu sử dụng

Chắc chắn để tìm được một dòng máy photocopy phù hợp sử dụng trong văn phòng phục vụ công việc, bạn sẽ cần dựa theo nhu cầu thực tế tại công ty. Nhu cầu sử dụng sẽ được tính toán dựa theo số lượng bản in hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng và số lượng nhân viên thường xuyên sử dụng thiết bị. 

Ngoài ra, tùy theo quy mô của các văn phòng và ngành nghề hoặc các thời điểm khác nhau mà việc sử dụng máy photocopy có thể chênh lệch khác nhau. Theo những yếu tố này, bạn có thể xác định được nhu cầu sử dụng thực tế của văn phòng và đối chiếu với thông số kỹ thuật của từng thiết bị sẽ lựa chọn được dòng máy phù hợp nhất đáp ứng nhu cầu. 

Kích thước máy photocopy

Bên cạnh yếu tố về nhu cầu sử dụng thực tế tại văn phòng, bạn cũng cần xem xét đến yếu tố kích thước của dòng máy phù hợp với không gian tại văn phòng. Hiện nay có rất nhiều dòng máy photocopy được thiết kế với kích thước khác nhau từ máy photocopy to đặt trên mặt đất đến máy photocopy nhỏ gọn đặt trên mặt bàn. 

Kết hợp với yếu tố nhu cầu sử dụng thực tế, bạn cũng có thể xác định được kích thước máy photocopy phù hợp đặt trong những không gian khác nhau ở văn phòng. Cùng với kích thước máy, khi hoạt động thường thiết bị sẽ phát ra tiếng ồn nên cần xác định vị trí đặt thích hợp. 

Tốc độ in ấn, sao chụp

Ngoài các yếu tố về nhu cầu và kích thước máy, yếu tố tốc độ in ấn và sao chụp cũng rất quan trọng, bạn cần chú ý khi lựa chọn. Về tốc độ in ấn, sao chụp của từng dòng máy sẽ được thể hiện rõ ở thông số kỹ thuật, khi bạn tham khảo cần dựa vào nhu cầu thực tế để lựa chọn được dòng máy có tốc độ phù hợp. 

Thông thường, các loại máy có tốc độ sao chụp, in ấn trong khoảng 30 bản/phút là sẽ phù hợp với không gian văn phòng nhỏ, không có nhu cầu quá cao về tài liệu. Còn nếu không gian văn phòng lớn và có nhu cầu in ấn với số lượng bản in, sao chụp lớn thì cần phải lựa chọn dòng máy có tốc độ dao động khoảng 40 – 50 bản/phút hoặc cao hơn mới đáp ứng được nhu cầu.

Những lưu ý khi sử dụng máy photocopy văn phòng

Sau khi dựa theo những tiêu chí lựa chọn máy photocopy ở phía trên, trong quá trình sử dụng, bạn sẽ cần ghi nhớ những lưu ý dưới đây để thiết bị hoạt động ổn định, hiệu quả.

Những lưu ý khi sử dụng máy photocopy văn phòng
Những lưu ý khi sử dụng máy photocopy văn phòng

Các vấn đề về giấy in 

Khi sử dụng máy photocopy văn phòng, bạn cần phải lưu ý đến các vấn đề về giấy in, cụ thể như sau: 

  • Định lượng giấy in sử dụng nên tuân theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất, sử dụng giấy in có định lượng trong khoảng 70-100gms sẽ phù hợp với mọi dòng máy photocopy văn phòng. 
  • Lựa chọn giấy in đảm bảo chất lượng, khi in hai mặt thì định lượng giấy phải đảm bảo là 80gms để bám mực in tốt hơn, thể hiện chi tiết sắc nét và tránh kẹt giấy. 
  • Khi tận dụng in ấn 2 mặt bằng mặt mấy còn lại, bạn cần kiểm tra kỹ càng xem có sót ghim bấm không để tránh rách bao lụa hoặc hư lô ép.
  • Nếu sử dụng các loại giấy chất liệu đặc biệt, bạn cần nắm rõ dòng máy in có cho phép in ấn trên những chất liệu này không bởi không phải máy in nào cũng có thể in các chất liệu giấy khác. 

Các vấn đề về mực in

Về vấn đề mực in, trong quá trình sử dụng, bạn cần lưu ý đến các dấu hiệu cho thấy mực in sắp hết, thay thế mực in đúng cách và đảm bảo chất lượng mực in sử dụng.

Dấu hiệu mực in hết mực, thay thế mực in

Dấu hiệu để nhận biết mực in hết mực đó là khi bạn thấy những đường dọc trắng xuất hiện ở bản in hoặc màu mực ra không đồng đều. Khi nhận thấy dấu hiệu hết mực, bạn cần thay thế mực để tiếp tục duy trì hoạt động cho thiết bị. Việc thay thế mực in cần được thực hiện đúng cách để đảm bảo không làm ảnh hưởng đến thiết bị. 

Khi thay thế mực in, cần lưu ý vấn đề không nên nạp mực in quá nhiều lần với 1 hộp mực vì nó sẽ dẫn đến tình trạng linh kiện bị hao mòn, giảm tuổi thọ máy. Khi nạp mực, bạn chỉ nên nạp tối đa từ 2 đến 3 lần đối với một hộp mực. Thông thường dung tích của hộp mực được thiết kế theo máy sẽ chỉ có dung tích 30% so với hộp mực thông thường. Do đó, khi hết hộp mực bạn không nên nạp quá nhiều lần mà nên chuẩn bị sẵn hộp mực mới để thay thế. 

Chất lượng mực in

Khi lựa chọn mực in sử dụng cho máy photocopy, bạn cần phải lựa chọn mực chính hãng, phù hợp với thương hiệu của máy để đảm bảo chất lượng. Nếu sử dụng mực in kém chất lượng hay không đạt chuẩn thì lượng mực sẽ thải ra nhiều, khoang mực không chứa được hết có thể dẫn đến tình trạng tràn mực, dễ làm hỏng thiết bị hoặc giảm độ bền. 

Kinh nghiệm sử dụng máy photocopy 

Một số kinh nghiệm sử dụng máy photocopy mà bạn nên ghi nhớ để xử lý các sự cố kịp thời và đảm bảo hoạt động, độ bền của thiết bị là: 

  • Với sự cố kẹt giấy, khi gặp vấn đề, bạn không được rút ngược theo chiều giấy in ra mà cần rút hộp mực theo chiều in giấy ra. Đồng thời cần kiểm tra tình trạng giấy in có còn nguyên vẹn hay không, tìm kiếm từng góc giấy nhỏ vướng lại trên máy kéo ra và sau đó lắp lại hộp mực mới tiếp tục in.
  • Khi sử dụng máy photocopy, về chế độ bật/tắt không nên kích hoạt liên tục mà cần giãn cách thời gian khởi động từ 10 – 15 giây để hạn chế lỗi hệ thống. 
  • Khi không có nhu cầu sử dụng trong vòng vài tiếng hay qua đêm thì cần kích hoạt chế độ tiết kiệm năng lượng. Còn khi không sử dụng trong vòng vài ngày hay vài tuần thì cần ngắt kết nối giữa nguồn điện và máy để tránh hao mòn. 
  • Hạn chế để máy hoạt động liên tục hay hoạt động quá công suất trong một thời gian dài bởi linh kiện dễ bị nóng lên ảnh hưởng đến chất lượng bản in. Nên cho máy nghỉ ngơi vài tiếng rồi mới tiếp tục sử dụng sau một thời gian dài hoạt động. 
  • Cần đóng nắp máy trong quá trình thực hiện in ấn, sao chụp để tránh ảnh hưởng đến chất lượng bản in. Khi ở cửa trên máy, tuyệt đối không chạm tay vào những vùng có ký hiệu điện áp hay nhiệt độ cao để đảm bảo an toàn cho chính mình. 

Định kỳ bảo hành, bảo trì thiết bị

Việc quan trọng trong quá trình sử dụng máy photocopy văn phòng đó là bạn phải định kỳ bảo hành và bảo trì thiết bị. Nên kích hoạt chế độ không tải của máy khi không sử dụng đến để tránh tình trạng ẩm mốc diễn ra cũng như tăng độ bền và tuổi thọ cho máy. Ở chế độ này điện năng tiêu thụ rất thấp và sẽ không hao phí quá nhiều năng lượng. Còn nếu bạn xác định không sử dụng máy in thường xuyên, chỉ dao động sử dụng trong khoảng từ 1 – 2 lần/tháng thì sau mỗi lần dùng nên ngắt kết nối của máy. 

Đồng thời, cần định kỳ bảo hành, bảo trì, vệ sinh thiết bị trong khoảng từ 3 – 6 tháng một lần. Vệ sinh và bảo hành thiết bị sẽ giúp người dùng dễ dàng kiểm soát tình trạng hoạt động của máy, kịp thời phát hiện lỗi phát sinh và xử lý hiệu quả, không làm gián đoạn quy trình in ấn, sao chụp của doanh nghiệp. 

Địa chỉ cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy văn phòng 

Rapi cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy văn phòng
Địa chỉ cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy văn phòng

Có thể khẳng định, máy photocopy là một thiết bị không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Tuy nhiên, chi phí để mua máy photocopy thường quá lớn và người dùng không chuẩn bị đủ ngân sách thì không thể lựa chọn được dòng máy ưng ý. Vì thế, các dịch vụ cho thuê máy photocopy văn phòng đã ra đời để đáp ứng nhu cầu của phần lớn doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hiện nay. 

Trong các đơn vị cung cấp dịch vụ này, Rapi là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu tại Hà Nội nói riêng và toàn quốc nói chung. Với hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp máy móc, thiết bị văn phòng, Rapi đã đáp ứng nhu cầu của rất nhiều doanh nghiệp, đối tác và đều nhận lại phản hồi hài lòng cả về chất lượng sản phẩm hay dịch vụ hỗ trợ.

Ưu điểm dịch vụ cho thuê máy photocopy văn phòng

Khi lựa chọn sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy của Rapi, những ưu điểm mà khách hàng có thể nhận thấy rõ ràng đó là: 

  • Rapi triển khai 3 gói dịch vụ cho thuê máy photocopy văn phòng là dịch vụ trọn gói, dịch vụ ngắn hạn và dịch vụ dài hạn hỗ trợ theo từng nhu cầu riêng của khách hàng. 
  • Chúng tôi cung cấp dòng máy đa dạng của các thương hiệu được người dùng đánh giá cao để khách hàng không gặp quá nhiều phân vân, dễ dàng lựa chọn.
  • Sở hữu đội ngũ tư vấn viên trẻ, năng động và nhiệt tình, tiếp nhận mọi nhu cầu và thắc mắc của khách hàng, hỗ trợ giải đáp về từng chính sách, cách lựa chọn dòng máy phù hợp. 
  • Xây dựng từng chính sách đảm bảo quyền lợi cho khách mua hàng, hợp đồng cho thuê quy định rõ về các quy định cũng như điều khoản cam kết của hai bên. 

Cam kết khách hàng trong dịch vụ 

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật mà Rapi cung cấp cho khách hàng theo những thông tin phía trên, khi khách hàng lựa chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy văn phòng tại Rapi, chúng tôi cũng cam kết:  

  • Đảm bảo chất lượng của máy photocopy cho thuê đều nguyên vẹn đến 99%, hoạt động ổn định, đều là sản phẩm chính hãng. 
  • Theo từng dịch vụ mà khách hàng lựa chọn, các quy định và chính sách hỗ trợ về quy trình bảo hành, bảo dưỡng định kỳ sẽ được thể hiện rõ trong hợp đồng và tư vấn viên sẽ thông báo chi tiết với khách hàng. 
  • Chính sách vận chuyển, lắp đặt hỗ trợ tận nơi theo yêu cầu của khách hàng. Kỹ thuật viên đảm bảo lắp đặt nhanh chóng, vận chuyển cẩn thận, hướng dẫn khách hàng sử dụng hiệu quả. 
  • Trong quá trình sử dụng, khi có bất cứ thắc mắc hay vấn đề phát sinh về kỹ thuật, khách hàng chỉ cần liên hệ và kỹ thuật viên sẽ xử lý, khắc phục nhanh chóng nhất. 
  • Rapi đã niêm yết giá và các thông tin kỹ thuật chi tiết trên website để khách hàng thoải mái tham khảo, lựa chọn. 
  • Nhiều chương trình khuyến mãi, ưu đãi hấp dẫn được triển khai xuyên suốt tiết kiệm chi phí cho khách hàng. 

Rapi luôn luôn tiếp nhận mọi ý kiến góp ý của khách hàng để cải thiện và nâng cao, cập nhật dòng máy hiện đại cùng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp để đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng thiết bị của khách hàng. 

Để lựa chọn được những dòng máy photocopy phù hợp nhất với văn phòng hay để được hướng dẫn, tư vấn kỹ hơn về dịch vụ cho thuê máy photocopy văn phòng tại Rapi, quý khách chỉ cần gọi tới hotline 0978926624, đội ngũ Rapi sẽ tiếp nhận và hỗ trợ nhanh nhất!

0/5 (0 Reviews)
[contact-form-7 404 "Not Found"]

đặt hàng thành công

Tìm cửa hàng
Gọi trực tiếp
Chat ngay
Chat trên Zalo