Tìm hiểu về máy scan là gì, công dụng và cách scan nhanh chóng

Máy scan là một trong những thiết bị dùng để quét các tài liệu, hình ảnh phục vụ cho công việc văn phòng. Vậy máy scan là gì, công dụng và cách scan như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về máy scan.

Tìm hiểu máy scan là gì? Scan là gì? 

Công việc scan rất cần thiết trong các hoạt động văn phòng hiện nay. Do đó, bạn nên phân biệt một số khái niệm dưới đây để hiểu rõ hơn về máy scan.

Giới thiệu máy scan là gì?

Máy scan chính là thiết bị chụp và chuyển hình ảnh, nội dung trên bề mặt quét thành tệp dữ liệu. Các hình ảnh quét này được lưu trữ trên bộ nhớ máy và truyền tải vào trong thiết bị máy tính được kết nối.  

Tìm hiểu Scan là gì? 

Scan chính là công cụ được tích hợp trong máy scan để thực hiện chuyển các dữ liệu cứng thành dữ liệu mềm. Công cụ scan hoạt động trái ngược so với máy in hay máy photocopy.  

Scan tài liệu là gì?

Scan là gì? Scan ảnh, tài liệu là gì? Scan ảnh, tài liệu chính là việc chuyển dữ liệu trên giấy tờ hoặc hình ảnh thành file dữ liệu trên điện thoại, máy tính. Nhờ đó mà người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi, tìm kiếm và lưu trữ lâu dài. Sử dụng scan ảnh, tài liệu sẽ giúp tránh khỏi tình trạng dữ liệu sự hư hỏng, phai màu, rách hay bị mất.

Đặc biệt, đối với các đơn vị có số lượng giấy tờ, công văn, hợp đồng, hồ sơ lớn thì sử dụng scan là rất cần thiết. Scan là hình thức giúp giảm thiểu các nguy cơ rủi ro và tiết kiệm không gian lưu trữ.

Ảnh scan và ảnh chụp khác nhau như thế nào?

Scan ảnh là quá trình quét hình ảnh trên giấy bằng quang học máy scan. Lúc này ánh sáng được phát ra ghi nhận hình ảnh và lưu trữ dưới dạng ảnh kỹ thuật số. Bên cạnh đó, các ảnh chụp tài liệu đưa ra các file mềm nhưng ảnh scan phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ánh sáng, góc máy, chất lượng,…

Công dụng của Scan là gì?

Nhu cầu sử dụng máy scan ngày càng nhiều hiện nay tại các đơn vị khác nhau. Cụ thể một số công dụng hữu ích của thiết bị này như sau:

Lưu trữ, quản lý tài liệu quan trọng dễ dàng

Máy scan hỗ trợ người dùng giảm thiểu nguy cơ mất các thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn. Bởi việc lưu trữ tài liệu truyền thống sẽ xảy ra các vấn đề thất lạc, rách, mất,… Do đó, sử dụng scan sẽ giúp tài liệu được sao lưu và bảo quản cẩn thận.

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng 

Ngoài ra, scan chuyển tất cả tài liệu giấy sang file lưu trữ giúp người dùng dễ dàng sắp xếp thông tin theo nhóm. Từ đó bạn có thể tìm kiếm tài liệu khi lưu trữ nhanh chóng, đơn giản. Hơn nữa, scan tích hợp tính năng chia sẻ tài liệu qua các ứng dụng khác giúp bạn có thể truy cập tài liệu từ xa dễ dàng.

Scan đa dạng nhiều loại tài liệu 

Hiện nay, bạn có thể sử dụng máy scan để scan đa dạng chủng loại văn bản khác nhau. Ví dụ như hồ sơ, hợp đồng, công văn, văn bản lưu trữ, sách, báo, tạp chí, giáo trình, bài giảng… Đặc biệt, nhiều người còn chọn scan những bản vẽ để phục vụ mục đích cá nhân. 

Các bước thực hiện scan giấy tờ, tài liệu 

Sau khi nắm được thông tin về scan là gì và công dụng của thiết bị, bạn nên tìm hiểu cách dùng máy scan. Để thực hiện scan tài liệu nhanh chóng bạn thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1: Tiến hành kết nối máy tính với máy scan. Sau đó bạn đặt tài liệu, hình ảnh cần scan vào mặt kính theo đúng vị trí mũi tên đánh dấu.
• Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan về kích thước, màu, trắng, đen,… của tài liệu cần scan. Sau đó bạn nhấn nút scan trên phần mềm.
• Bước 3: Sau khi scan xong bạn cũng có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu bằng chương trình chỉnh sửa Adobe Acrobat. Cụ thể bạn có thể chuyển đổi file dưới dạng PDF hoặc sắp xếp tài liệu khác nhau thành file tổng.

Scan là gì, công dụng và cách dùng máy scan đã được chúng tôi giới thiệu chi tiết ở trên. Nếu bạn đọc cần tìm hiểu về các loại máy scan, hãy liên hệ Rapi theo số điện thoại 02436230456 – 0978926624 – 0946201088.