Tối ưu hóa sử dụng máy in văn phòng đảm bảo hiệu suất cao
Sử dụng máy in văn phòng đúng cách, tối ưu hóa sẽ giúp đem đến hiệu suất cao và tiết kiệm chi phí. Trong đó phải kể đến các mẹo nhỏ như chọn máy in phù hợp, thiết lập chế độ in ấn thông minh, dùng mực in chất lượng… Xin mời bạn đọc tham khảo nội dung bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về các cách tối ưu hóa khi sử dụng máy in. 
Mẹo tối ưu hóa khi sử dụng máy in văn phòng
Máy in là thiết bị điện tử được sử dụng khá nhiều trong các văn phòng làm việc hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng máy in đảm bảo tiết kiệm chi phí. Dưới đây là các mẹo hữu ích để tối ưu hóa quá trình sử dụng thiết bị này.
Lựa chọn loại máy in phù hợp
Bước quan trọng nhất để tối ưu hóa việc sử dụng máy in chính là chọn máy phù hợp nhu cầu. Trong đó, có nhiều loại thiết bị như máy in laser, máy in màu, máy in đa chức năng. Tùy nhu cầu công việc đơn vị bạn để chọn lựa thiết bị máy in phù hợp.
Nếu bạn cần in nhiều văn bản chất lượng cao có thể chọn dòng máy in laser. Nếu bạn cần in ảnh hoặc tài liệu với màu sắc rõ nét nên chọn máy in màu là thích hợp.
Thiết lập chế độ in ấn thông minh
Bạn nên hiết lập các tùy chọn in ấn thông minh như tính năng in 2 mặt để tiết kiệm giấy. Hoặc tính năng in hơn một bản sao trên mỗi tờ giấy khi bạn cần in các tài liệu dài và nhiều bản sao. Chọn chế độ in ấn thông minh chính là cách để tối ưu hóa sử dụng máy in văn phòng.
Dùng mực in chất lượng
Đừng quên lựa chọn loại mực in chính hãng phù hợp với loại máy in để đảm bảo chất lượng bản in tốt nhất và hạn chế hư hỏng máy in. Ngoài ra, bạn cũng cần bảo dưỡng máy đúng cách như làm sạch đầu in, thay thế mực kịp thời.
Tốt nhất nên chọn mực in thân thiện môi trường để giảm tác động gây ô nhiễm. Những loại mực này cũng có thể tái chế dễ dàng hơn, đảm bảo an toàn cho môi trường sống.
Quản lý nguồn tài nguyên giấy, điện năng hiệu quả
Thực tế sử dụng máy in văn phòng sẽ tốn nhiều nguồn tài nguyên giấy và điện năng. Do vậy, để tối ưu hóa bạn có thể dùng giấy tái chế và thiết lập chế độ máy in tự động tắt khi không sử dụng. Việc này sẽ giúp đơn vị bạn tiết kiệm khá nhiều chi phí giấy, điện năng hàng tháng.
Giám sát và quản lý người dùng máy in
Để đảm bảo rằng máy in sử dụng tối ưu, bạn cần theo dõi và quản lý quá trình sử dụng máy. Trong đó, bạn có thể cài đặt hệ thống theo dõi để biết khi nào máy in hoạt động hay ai là người dùng. Bên cạnh đó, đơn vị cần tạo ra chính sách sử dụng đúng để không lãng phí tài nguyên.
Đặc biệt, đơn vị cần đào tạo người dùng về cách sử dụng máy in hiệu quả. Hiểu rõ cách sử dụng các chức năng in, quét, gửi điện tử sẽ giúp đảm bảo hiệu suất làm việc, gia tăng tuổi thọ máy.
Điều chỉnh cài đặt in ấn
Để tiết kiệm giấy và tài nguyên thì bạn có thể cài đặt chức năng in hai mặt tự động trên máy in. Hay bạn có thể điều chỉnh độ phân giải và chất lượng in ấn theo nhu cầu từng tác vụ. Không cần thiết tiến hành in ấn ở chất lượng cao nếu cảm thấy không yêu cầu.
Bảo dưỡng thiết bị định kỳ
Bảo dưỡng máy in định kỳ là cách để đảm bảo sự hoạt động ổn định của thiết bị. Ngoài ra, chúng ta cần vệ sinh máy in, thay thế bộ phận cũ, cập nhật phần mềm điều khiển thường xuyên để máy vận hành tốt.
Máy in văn phòng là một công cụ mạnh mẽ để tăng cường hiệu suất làm việc cho đơn vị. Tuy nhiên bạn cần quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng máy in văn phòng để đảm bảo hoạt động hiệu quả, tránh lãng phí.
Lưu ý sử dụng máy in bạn nên biết để đảm bảo độ bền
Khi sử dụng máy in văn phòng, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:
- Đặt máy in ở vị trí bằng phẳng, thông thoáng, không ẩm ướt và dây cáp xếp gọn gàng.
- Cài đặt chế độ ngủ cho máy, sử dụng chế độ in 2 mặt và kết hợp hình ảnh.
- Chọn chế độ in sao 2 mặt giúp tiết kiệm 50% nguồn nguyên liệu cho đơn vị.
- Tìm mua máy in chất lượng cao, giá tốt và chính sách bảo hành ưu việt.
- Sử dụng hộp mực chính hãng và tương thích thiết bị máy in để đảm bảo an toàn thiết bị, chất lượng bản in.
- Cần tắt nguồn điện máy in nếu không sử dụng nhiều ngày. Không nên liên tục tắt/bật máy khiến máy nhanh hỏng mà hãy chờ 10 – 15 giây trước khi muốn bật lại.
- Không để bụi phủ lên máy gây cản trở sự tỏa nhiệt và gây thiệt hại đến máy.
Trên đây là những chia sẻ về việc tối ưu hóa sử dụng máy in văn phòng. Thông qua cách lựa chọn loại máy in phù hợp, chất lượng tốt sẽ giúp nâng cao hiệu suất in ấn. Bạn đọc có thể tham khảo các mẫu máy in chất lượng tại Rapi Hà Nội để chọn lựa dễ dàng.
