Bí quyết sử dụng máy photocopy hữu ích cho người mới bắt đầu

Không phải ai cũng nắm vững bí quyết sử dụng máy photocopy để tiết kiệm chi phí, tăng độ bền, đặc biệt là người mới. Việc sử dụng đúng cách, hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất công việc, giảm chi phí. Dưới đây là những mẹo hay khi dùng máy photo mà bạn nên tham khảo.

Bí quyết sử dụng máy photocopy bạn nên biết

Khi sử dụng máy photo cho công việc, bạn nên lưu ý những mẹo nhỏ sau để đảm bảo hiệu quả: 

Không để quá nhiều giấy in trong máy

Theo quy định có thể để khoảng 500 tờ giấy trong khay của máy photocopy đa chức năng tiêu chuẩn. Tuy nhiên bạn hãy lấy bớt giấy ra khỏi khay sau khi đã thực hiện photocopy. Bởi việc để giấy quá nhiều gây ảnh hưởng khay và khay dễ bị gãy. 

Hơn nữa, khi để số lượng giấy quá lớn trong khay khiến bộ lấy giấy hoạt động khó khăn. Tốt nhất bạn để ít hơn số lượng giấy quy định tiêu chuẩn của máy photo giúp máy vận hành hiệu quả.

Giúp giấy in bằng phẳng

Tình trạng sử dụng lại giấy in 1 mặt mà không làm cho giấy bằng phẳng rất dễ xảy ra tình trạng kẹt giấy. Do đó, trước khi in ấn, photo bạn nên chú ý làm  phẳng giấy, dùng loại giấy tốt, có xuất xứ rõ ràng. Tránh dùng giấy chất lượng kém gây ảnh hưởng đến chất lượng bản in và tuổi thọ máy. Đây là bí quyết sử dụng máy photocopy để máy vận hành tốt hơn.

Giữ giấy in không bị ẩm

Độ ẩm khiến cho giấy in bị mềm đi, dễ nhàu nát và gây kẹt giấy khi thực hiện photo, in ấn. Để giấy luôn giữ được độ cứng ban đầu, bạn hãy bảo quản trong hộp kín nếu ít dùng đến. 

Ngoài ra, trước khi sử dụng cần kiểm tra xem giấy còn tốt không, đảm bảo khô ráo không. Nhờ đó sẽ hạn chế được tình trạng kẹt giấy khiến máy vận hành không ổn định.

Xử lý tình trạng kẹt giấy

Xảy ra tình trạng kẹt giấy thì bạn sẽ cần tìm hiểu rõ nguyên nhân gây nên. Sau đó, bạn lấy giấy bị kẹt ra, khắc phục lỗi do nguyên nhân ban đầu để tránh xảy ra lại. Nhờ vậy bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí giấy in cho đơn vị mình.

Cài đặt máy ở chế độ tiết kiệm điện năng

Trong bí quyết sử dụng máy photocopy thì nên để máy ở chế độ tiết kiệm điện năng khi ít dùng. Chế độ này giúp máy photo được nghỉ ngơi, tránh tình trạng làm việc quá tải. Chính vì thế sẽ giúp kéo dài tuổi thọ của máy photo lên cao và tiết kiệm chi phí cho gia chủ.

Dùng đúng loại mực in, mực chính hãng

Ngoài ra, bạn nên dùng đúng loại mực in chính hãng đối với mỗi loại máy photo, máy in. Mực đảm bảo chất lượng, tương thích với thiết bị sẽ giúp máy vận hành trơn tru. Hơn nữa còn hạn chế tình trạng tắc nghẽn mực, mực vón cục… gây giảm hiệu suất làm việc.

Đặc biệt nguy hiểm hơn máy photo sẽ giảm tuổi thọ, đem đến bản in không rõ nét, không đạt tiêu chuẩn. Do đó, người dùng cần lưu ý sử dụng mực in đúng loại, đạt chuẩn chất lượng.

Sử dụng lại giấy in cũ

Nhiều trường hợp muốn tiết kiệm chi phí nên sử dụng lại giấy đã in 1 mặt. Lưu ý bạn nên chú ý chọn tờ giấy còn bằng phẳng, không nhàu nát hay quá mỏng. Ngoài ra, bạn cũng cần gỡ tất cả các ghim bấm sót lại trên giấy tránh tình trạng kẹt giấy. Nghiêm trọng hơn là các đinh ghim này sẽ gây hư hỏng bộ phận liên quan của máy photo.

Đặt mua nhiều mực dự trữ

Khi nhu cầu in ấn thường xuyên thì bí quyết sử dụng máy photocopy là hãy mua mực dự trữ. Bởi đặt mua nhiều mực 1 lúc sẽ giúp tiết kiệm chi phí chuyển hàng, nhận được mức giá tốt. Bên cạnh đó, bạn cũng yên tâm làm việc mà không lo lắng vấn đề hết mực gây tốn thời gian chờ đợi. 

Bởi khi máy báo hết mực mà bạn luôn có sẵn mực thay thế sẽ không ảnh hưởng công việc. Nhờ đó sẽ đảm bảo tiến độ công việc đúng như dự kiến ban đầu.  

In thử 1 bản trước khi photo hàng loạt 

Lưu ý bạn nên in một bản thử nghiệm trước khi tiến hành photo hay in hàng loạt. Bởi việc in trước 1 bản giúp bạn kiểm tra tài liệu có bị lỗi hay không để xử lý. Tránh tình trạng in hàng loạt mà có lỗi gây tốn kém thời gian in lại và chi phí giấy.

Lưu ý khi dùng máy photo để đảm bảo độ bền

Bên cạnh các bí quyết sử dụng máy photocopy nêu trên thì bạn hãy tham khảo các lưu ý sau để đảm bảo độ bền thiết bị:  

• Đặt máy photo ở nơi cố định, thoáng khí, cách tường ít nhất 20cm.
• Đảm bảo để máy photo ở trong môi trường nhiệt độ ổn định từ 10 – 30 độ C, độ ẩm từ 10 – 85%.
• Tránh để nguồn nhiệt, điều hòa hướng trực tiếp vào máy photo hay nơi có độ ẩm cao, bụi bẩn.
• Cần cung cấp nguồn điện cho máy photo ổn định, không thay đổi đột ngột. 
• Hạn chế tình trạng kéo căng hay gãy dây nguồn điện.
• Lưu trữ mực, giấy, từ,… tại nơi khô thoáng, tránh nơi có độ ẩm cao.
• Không mở cửa máy, không chạm tay bề mặt Drum hay các bộ phận có ký hiệu điện áp cao.
• Nên vệ sinh máy photocopy định kỳ để tăng tuổi thọ lâu dài.
• Liên hệ đội ngũ kỹ thuật máy photocopy tới bảo dưỡng để khắc phục sự cố triệt để.

Trên đây là các bí quyết sử dụng máy photocopy mà bạn có thể tham khảo để gia tăng tuổi thọ thiết bị. Đừng quên liên hệ Rapi Hà Nội để tham khảo thêm nhiều mẫu máy photo, máy in chất lượng với giá cả phải chăng.