Giải đáp những thắc mắc phổ biến khi thuê máy photocopy
Các dịch vụ cho thuê máy photocopy hiện nay được ra đời rất nhiều tại tất cả các tỉnh thành phố trên toàn quốc. Mục đích của những dịch vụ này nhằm giúp người dùng thuận tiện và có thể sử dụng máy photocopy với chi phí tiết kiệm nhất. Tuy nhiên bởi nhiều khách hàng vẫn chưa hiểu rõ về dịch vụ cho thuê máy photocopy nên trong bài viết dưới đây, Rapi sẽ giải đáp một số thắc mắc thường gặp phải khi thuê máy photocopy cho khách hàng.
Xem thêm
Nên mua hay thuê máy photocopy?
Thắc mắc hàng đầu của nhiều khách hàng khi có nhu cầu sử dụng máy photocopy đó là nên mua hay thuê máy photocopy. Với thắc mắc này, có thể khẳng định nếu doanh nghiệp của bạn có khả năng chi trả một số tiền lớn để mua máy và duy trì hoạt động thì mua sẽ là lựa chọn thích hợp. Tuy nhiên, việc sử dụng các dịch vụ cho thuê máy photocopy còn đem lại nhiều ưu điểm tốt hơn.
Bởi hầu hết khi thuê máy photocopy, bạn sẽ được quy định rõ ràng về cách sử dụng, định mức bản in ấn, sao chụp của máy. Đồng thời, việc thuê máy cũng giúp bạn không bị ràng buộc về tài sản, không cần mất thời gian thanh lý máy móc khi không có nhu cầu sử dụng. Đặc biệt, đối với nhiều công ty, việc thuê máy photocopy cũng là cách tiết kiệm hàng chục hay hàng trăm triệu tiền đầu tư thiết bị.
Nên lựa chọn loại máy photocopy nào phù hợp?
Có rất nhiều loại máy photocopy hiện nay được các đơn vị cung cấp trên thị trường. Để lựa chọn loại máy photocopy phù hợp với nhu cầu sử dụng, bạn cần nắm rõ về một số dòng máy phổ biến như:
Máy photocopy digital: Các sản phẩm máy photocopy digital thường tích hợp rất nhiều chức năng cả in ấn, scan cũng như lưu trữ tài liệu. Đồng thời ưu điểm của dòng máy này là có thể sử dụng một tài liệu để copy thành nhiều bản sao trong khi máy photocopy analog sẽ cần phải quét 10 lần. Dòng máy có thể thích hợp sử dụng với mọi người dùng khác nhau.
Máy photocopy in phun: Máy dựa trên kỹ thuật in phun sử dụng đầu mực phun trực tiếp mực lên giấy. Ưu điểm của dòng máy này là mức giá thiết bị và mực rẻ, bản in ấn, sao chép có độ đậm vừa phải. Tuy nhiên, nhược điểm là hiệu suất hoạt động thấp, chỉ phù hợp sử dụng cá nhân hay doanh nghiệp quy mô nhỏ.
Chi phí để thuê máy photocopy là bao nhiêu?
Nhiều khách hàng thường thắc mắc về chi phí để thuê máy photocopy là bao nhiêu. Thông thường, dịch vụ thuê máy photocopy sẽ có ưu điểm nổi bật nhất đó là giúp bạn tiết kiệm chi phí, ngân sách hơn so với mua máy photocopy. Vì vậy, mức giá trung bình để thuê một chiếc máy photocopy thường sẽ dao động từ khoảng 1 triệu đến 4 triệu đồng một tháng tùy theo dòng máy và các tính năng tích hợp bên trong máy.
Ngoài chi phí thuê máy, bạn cũng cần ghi nhớ một số chi phí hàng tháng cơ bản như giá từng bản in ấn, sao chụp phụ trội, chi phí ước tính duy trì hoạt động máy trong từng tháng và nhân với số tháng trong hợp đồng để tính toán ngân sách phù hợp.
Tại Rapi, chúng tôi cũng cung cấp các gói dịch vụ cho thuê đa dạng theo 3 loại hình là cho thuê ngắn hạn, cho thuê dài hạn, cho thuê trọn gói. Theo từng loại hình mức giá và những ưu đãi cụ thể sẽ có sự chênh lệch khác nhau.
Nên thuê máy photocopy có tốc độ như thế nào?
Về yếu tố tốc độ của những chiếc máy photocopy, bạn cần phải xác định khối lượng bản in ấn, sao chụp thực tế trong từng tháng để đưa ra lựa chọn phù hợp. Theo Rapi, có thể phân chia một số khoảng tốc độ lựa chọn máy photocopy như sau:
- Nếu nhu cầu in ấn, sao chép của bạn thường xuyên dao động ở khoảng 8000 bản/tháng thì bạn có thể lựa chọn các dòng máy photocopy có tốc độ nhanh hơn 50 bản/phút để phục vụ công việc tốt nhất.
- Nếu nhu cầu in ấn, sao chép của bạn không cao hay chỉ cần in ấn, sao chụp các loại giấy tờ cơ bản thì các dòng máy có tốc độ in dưới 50 bản/phút sẽ có thể đáp ứng hiệu quả.
- Nếu bạn có nhu cầu sử dụng máy photocopy cho các công ty xây dựng, dịch thuật hay luật sư, pháp luật thì cần lựa chọn các dòng máy photocopy có tốc độ in ấn cao trên 51 bản/phút để đáp ứng được số lượng bản in, sao chép lớn.
Ưu điểm khi lựa chọn thuê máy photocopy là gì?
Ngoài những thắc mắc trên, có thể kể đến một số ưu điểm khi lựa chọn sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy như:
Tiết kiệm chi phí hoạt động, bảo hành
Với các dịch vụ cho thuê máy photocopy, khi bạn ký hợp đồng thuê máy, các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có những chính sách rõ ràng về bảo hành, sửa chữa và thay thế vật tư cho máy móc riêng. Đặc biệt, với những chính sách này, bạn không cần phải lo lắng về việc phải tìm kiếm đơn vị sửa chữa khi máy gặp trục trặc trong quá trình hoạt động. Bởi đội ngũ kỹ thuật viên của Rapi sẽ hỗ trợ thay thế linh kiện và khắc phục nhanh chóng mọi vấn đề. Đồng thời, chi phí thay thế hay sửa chữa cũng được đảm bảo tiết kiệm và tối ưu, quy định rõ ràng để khách hàng nắm rõ.
Thay đổi máy theo thời gian sử dụng
Ngoài ra, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí hoạt động, bảo hành máy móc, khi đã lựa chọn thuê máy photocopy, bạn còn có thể thay đổi hay nâng cấp đời máy sau một thời gian sử dụng. Ưu điểm này giúp dễ dàng đáp ứng nhu cầu sử dụng lớn hoặc nhỏ khi chuyển đổi quy mô kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, nếu gặp vấn đề trục trặc nghiêm trọng trong quá trình sử dụng, bản in, sao chụp không đảm bảo chất lượng thì Rapi cũng sẽ hỗ trợ đổi máy mới cho khách hàng.
Qua những thông tin chia sẻ trên đây, hy vọng Rapi Hà Nội đã giải đáp được những thắc mắc phổ biến cho khách hàng. Lựa chọn sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy sẽ đem lại rất nhiều ưu điểm về tiết kiệm chi phí và công sức cho người dùng.
Hiện tại Rapi đang là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê máy và thiết bị văn phòng hàng đầu Hà Nội. Do đó, nếu vẫn còn thắc mắc hay cần hỗ trợ, tư vấn để thuê hay mua sắm thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy scan,… thì hãy trực tiếp liên hệ với đội ngũ của Rapi qua hotline 0978926624 để được hỗ trợ miễn phí.
